Engagements en matière de proctection des données personnelles

La présente politique de confidentialité et d’utilisation des données collectées s’applique à l’ensemble des sites, applications, prestations et services d’ORPHOSE.

La protection de vos données personnelles est essentielle, et ORPHOSE s’engage à :

 

Nos principes en matière de traitement des données personnelles.

En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par ORPHOSE s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :  

– Les traitements sont licites, loyaux et transparents,  

– Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes,  

– Les données collectées sont proportionnelles à la finalité du traitement,  

– Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.

Les données à caractère personnel sont collectées par nos soins et font l’objet d’un traitement par la société ORPHOSE 19 rue Henri IV à Biarritz, auprès d’un client agissant en qualité l’employeur du (ou des) stagiaire(s) et en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. 

Nature des données collectées

Nous collectons et traitons principalement deux types de données :
- Des données relatives à nos clients : ces données concernent les interlocuteurs
du département formation, direction des ressources humaines, direction achats, direction générale.
Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse
email, fonctions, adresse postale, numéro de téléphone et toute autre information
communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et
proportionnel au regard de la finalité du traitement.
- Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces
données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui
même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, employeur,
profession, adresse email et postale, numéro de téléphone et toute autre
information communiquée spontanément par la personne si son contenu est
pertinent et en lien direct avec la finalité du traitement.
La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation
légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.
La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale
visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation
professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les
données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.
Le cas échéant, et dans le cadre exclusif de l’organisation du temps de repas de
la formation, ORPHOSE peut demander ou recueillir spontanément auprès des
stagiaires des informations concernant d’éventuelles allergie alimentaires.
De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, ORPHOSE peut
collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir
les adaptations nécessaires au déroulé de la formation. 

Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles

Les données collectées font l’objet d’un traitement par ORPHOSE pour les finalités suivantes. 

Les données relatives à nos clients en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité la réalisation d’études marketing, de statistiques internes et peuvent être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions. 

Les données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation, l’émargement des stagiaires pour les formations en présentiel, la connexion aux plateformes LMS accessibles sur Internet dont TEETCHE. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353-9 du Code du travail. La collecte de l’adresse e-mail communiquée par le stagiaire peut aussi avoir pour finalité l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes. Le stagiaire a toujours la possibilité de s’opposer à ces envois en cochant la case figurant dans les notices d’information. S’il ne s’est pas opposé à l’envoi de ces offres, il bénéficie de la possibilité de se désinscrire à tout moment.    

Destinataires des données personnelles

Les destinataires des données personnelles sont : 

Les services internes en charge de la gestion de la formation. Seuls les personnels des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle ont accès aux données à caractère personnel. 

Les sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation ou les partenaires. Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué par nos partenaires ou nos sous-traitants, le traitement est effectué dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. A cet effet, les prestataires et sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la prestation. 

Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances.  

Durée de conservation des données

Les données personnelles collectées et traitées par ORPHOSE pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat,…). 

Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale. 

Les données concernant d’éventuelles allergies alimentaires ou des situations de handicap telles que visées ci-avant ne sont conservées que pour la durée de l’action de formation. 

Mesures de sécurité

ORPHOSE prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données : 

L’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques sont sécurisés ; 

L’accès, le partage, et le transfert de données sont sécurisés ; 

Un délégué à la protection des données est nommé. 

Droits

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès
et de rectification de vos données, ainsi que de celui d’en demander l’effacement,
de vous opposer à leur traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans
la mesure où cela est applicable.
ORPHOSE peut adresser des offres commerciales par mail à ses clients
professionnels qui ne s’y sont pas opposés lors du recueil de leurs données.
Les personnes concernées peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir
les communications relatives à nos offres, actualités et évènements en utilisant le
lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email adressé ou directement par
courrier à l’adresse suivante : DPO / ORPHOSE 19 rue Henri IV 64200 Biarritz

Cookies

Un cookie est un petit fichier texte, souvent crypté, stocké dans le navigateur
internet. Lors de la visite d’un site Web, ce dernier envoie des informations au
navigateur qui crée alors un fichier texte sur le terminal de réception (PC,
téléphone, tablette, ou tout autre appareil), et qui contient des informations de
visite sur ledit site. Les cookies sont nécessaires pour faciliter la navigation et la
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soit strictement nécessaires à la fourniture du site ou ceux permettant de faciliter
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y compris en cas d’achat non finalisé. Ainsi, lors de ses prochaines connexions,
il n’est plus nécessaire de saisir certaines informations une nouvelle fois.
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